Bawaslu Kabupaten Malang Perkuat Tata Kelola Kearsipan melalui Kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Malang, Bawaslu Kabupaten Malang - Dalam upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan kerja, Bawaslu Kabupaten Malang melakukan kunjungan koordinasi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Malang pada Jumat, (07/11/2025). Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan pengelolaan arsip di Bawaslu Kabupaten Malang berjalan sesuai dengan pedoman dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pertemuan tersebut, pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memberikan sejumlah arahan penting terkait penerapan pedoman kearsipan yang mengacu pada lima peraturan utama. Ditekankan pula pentingnya pemahaman yang mendalam terhadap pedoman tersebut sebelum diterapkan di tingkat daerah. Salah satu poin utama yang disampaikan adalah perlunya pemisahan antara arsip aktif dan arsip inaktif, serta penyusunan daftar arsip dengan format seragam agar mudah ditelusuri dan diolah lebih lanjut.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menjelaskan bahwa Bawaslu Kabupaten Malang dapat menyerahkan arsip yang bersifat statis setelah melalui proses penilaian dan mendapatkan izin resmi dari instansi pemilik arsip. Sementara itu, dalam konteks digitalisasi, dijelaskan bahwa regulasi mengenai arsip elektronik masih dalam tahap penyesuaian. Namun demikian, penting bagi setiap lembaga untuk mulai menyiapkan sistem pencadangan (backup) arsip digital guna mencegah kerusakan atau kehilangan data akibat virus maupun kendala teknis lainnya.

Selain memberikan penjelasan regulatif, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menyampaikan sejumlah saran praktis mengenai teknis penyimpanan arsip. Di antaranya, penggunaan map gantung dan sistem “tunjuk silang” agar dokumen mudah ditemukan, serta pentingnya pemberkasan awal sebelum dilakukan penyuratan atau pemeriksaan ulang terhadap arsip.

Terkait pemusnahan arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mengingatkan agar Bawaslu Kabupaten Malang tidak ragu melakukan pemusnahan arsip selama mengikuti prosedur yang berlaku. Proses tersebut mencakup penerbitan Surat Keputusan, penyusunan daftar arsip yang akan dimusnahkan, serta pelibatan tim penilai arsip internal. Pemusnahan dilakukan terhadap arsip fisik dan salinan digital secara bersamaan untuk menjaga integritas dan ketertiban administrasi.

Melalui kegiatan koordinasi ini, Bawaslu Kabupaten Malang berharap pengelolaan arsip di lingkungan sekretariat dapat berjalan lebih tertib, efisien, dan sesuai dengan prinsip cepat, lengkap, serta tepat. Tata kelola arsip yang baik diharapkan dapat mendukung terwujudnya akuntabilitas dan transparansi lembaga dalam menjalankan fungsi pengawasan pemilu.