Bawaslu Jatim Rancang Penataan Arsip 2022
|
Setelah melakukan kegiatan pemantauan penataan kearsipan di 38 kabupaten/kota se-Jawa Timur secara reguler, kini Bawaslu Jatim tengah bersiap merancang penataan arsip untuk 2022 melalui penentuan kegiatan prioritas.
Di hadapan para Koordinator Divisi SDM dan Organisasi serta Kepala/Koordinator Sekretariat Bawaslu dari 38 kabupaten/kota se-Jawa Timur, Koordinator Divisi Organisasi, Eka Rahmawati menuturkan bahwa berdasarkan data keadaan kondisi kearsipan tahun 2021 yang diperbaharui setiap kuartal, pihaknya dapat melakukan evaluasi program arsip dan bersiap menyusun rencana kerja prioritas di tahun 2022. Hal ini ia sampaikan dalam Rapat Koordinasi Penataan Arsip dan Perencanaan Program Kearsipan 2022 di Lingkungan Bawaslu Jawa Timur, Rabu (17/11/2021)
“Kita telah berhasil memetakan persoalan dan kebutuhan kearsipan. Ada daerah yang inisiatifnya sudah maju, ada yang belum. Namun saya optimis tahun 2022 nanti tata kelola kearsipan Bawaslu Jawa Timur semakin baik,” tuturnya.
Menurut Eka, pemantauan arsip secara reguler harus dilakukan karena tantangan juga terus berubah seiring waktu.
“Tidak hanya masalah anggaran dan infrastruktur, namun juga faktor yang dapat memunculkan risiko pemeliharaan dan perawatan arsip kita. Misalnya tingkat kelembaban yang berpotensi merusak arsip, lumut, jamur, pest-control, dan sebagainya. Apalagi sekarang sedang musim penghujan,” jelasnya
Namun demikian, Alumni Unair ini berharap agar jajarannya dapat secara konsisten terus memelihara dan menata arsip di unit kerja masing-masing. Terutama pada aspek pengelolaan arsip aktif yang ada di setiap divisi dan bagian.
“Secara legal kita terikat kewajiban menurut undang-undang untuk mengelola arsip dengan baik. Masalah kita paling banyak di pengelolaan arsip aktif, soal pengarsipan sehari-hari. Penting untuk memantau implementasi dan mengembangkan sistem kearsipan yang baik untuk menjaga kontinuitasnya, terutama pengarsipan di masing-masing divisi dan subbagian itu. Jadi jangan sekedar menggugurkan kewajiban,” jelasnya.
Masih menurut Eka, untuk Bawaslu Jawa Timur, prioritas selanjutnya adalah kegiatan retensi dan pemusnahan arsip.
“Jika jadwal retensi dan usulan pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya disetujui oleh Bawaslu RI, maka setengah beban persoalan arsip kita di Bawaslu Jatim sudah teratasi,” ujarnya.
Pihaknya mengaku telah mengkoordinasikan usulan pemusnahan arsip di Bawaslu Jatim kepada Bawaslu RI. Selanjutnya secara teknis Bawaslu RI akan mengkoordinasikan lebih lanjut dengan pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) guna persetujuan dan pendampingan pemusnahan.
Dalam kesempatan itu, Eka juga mengapresiasi Kabupaten/Kota yang memiliki inisiatif untuk mengelola arsip lebih baik. Akhir tahun nanti, Bawaslu Jawa Timur akan memberikan penghargaan kepada kabupaten/kota yang dinilai konsisten menata arsipnya dan mampu merawat praktik baik dalam tata kearsipan.
Sementara itu, Kepala Bagian TUP Kearsiapan dan Persuratan, Hendry Dwi Prastowo dalam kesempatan itu tampak diskusi cukup panjang dengan Bawaslu Kabupaten/Kota di Jawa Timur. Ia berharap pengawas pemilu di Jatim dapat menata arsip dengan baik.
“Kita perlu untuk memahami secara detil tentang klasifikasi arsip di lembaga kita, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (SKKA), tata naskah dinas dan jadwal retensi arsip. Ini penting diwujudkan agar Bawaslu semakin profesional,” jelasnya.
Kegiatan rapat koordinasi kearsipan yang dilaksanakan selama dua hari di aula kantor Bawaslu Jawa Timur itu juga dihadiri oleh Henry Dwi Prastowo (Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan Kearsipan, dan Persuratan pada Biro Perencanaan dan Organisasi), serta Dominikus Cahyo Susetyo sebagai Fungsional Ahli Madya Arsiparis Bawaslu RI.
